Робота архівного відділу спрямована на виконання Закону України «Про Національний архівний фонд України та архівні установи», розпоряджень голів обласної та районної державних адміністрацій, планових завдань.

     У своїй діяльності відділ  керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, Основними правилами роботи державних архівів України.

     Архівний відділ проводить роботу з управління архівною справою в районі, забезпечує збереження, планомірне комплектування і використання важливої частини Національного архівного фонду  України - документів установ, організацій і підприємств району.

     Одним із основних завдань відділу є зберігання, облік документів Національного архівного фонду (НАФ).

    Основними напрямками роботи відділу є:

-    ведення обліку документів та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою, контроль за станом зберігання;

-   приймання від установ на зберігання архівних документів, контроль за правильністю оформлення документів в установах, участь у складанні та погодженні номенклатури справ установ, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі, проведення попередньої експертизи цінності документів, що перебувають на зберіганні, складання та подання на розгляд ЕПК проектів описів документів, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів, підготовка та передавання документів Національного архівного фонду до Держархіву області;

-     організація  видачі у користування документів у приміщенні архіву, видача у тимчасове користування за межі архіву та виконання запитів соціально-правового характеру.

        Постійно проводиться робота щодо уточнення джерел формування Національного архівного фонду. Вищезазначена робота виконується під час розгляду та затвердження номенклатури справ. У результаті вивчення складу документів Боромлянського міжрайонного управління водного господарства та меліорації встановлено, що їх документи  можуть бути віднесені до Національного архівного фонду. У результаті проведеної експертизи цінності управлінської документації, за погодженням експертно-перевірної комісії Державного архіву Сумської обласної державної адміністрації, у 2014 році Боромлянське управління водного господарства внесено до списку №1 юридичних осіб-джерел формування НАФ.

  У результаті змін, список №1 поповнився ще одним підприємством і на сьогоднішній день налічує 31 юридичну особу, які формують Національний архівний фонд та передають документацію до архівного відділу Тростянецької районної державної адміністрації.

    Діяльність архівного відділу здійснюється відповідно до річного плану розвитку архівної справи, до якого внесено організаційні заходи щодо проведення науково-технічної обробки документів, комплектування архіву, забезпечення схоронності документів, їх використання , який розробляється відділом, і за погодженням Держархіву області, затверджується головою районної державної адміністрації. При розробленні планів  застосовується збірник форм планово-звітної документації.

    У відділі з перемінним складом документів  на  зберіганні знаходиться  8 164  справи   47 фондів, які охоплюють період 1944-2011 роки,   з них : 7 603 справи управлінської документації, 397 справ науково-технічної документації, 164 справи тимчасового зберігання ( до 10 років зберігання).  

     Ведеться облікова документація на наявні справи. Маємо 84 описи, з них: 63 описи на справи управлінської документації, 2 описи на справи постійного зберігання, 1 опис на науково-технічну документацію та 18 описів на справи тимчасового зберігання.

    У плановому порядку здійснюються заходи по виконанню регіональної Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду і таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки. У  2014 році було перевірено частину 9 фондів - 567 справ при прийманні на зберігання.  Складено акти та аркуші перевіряння наявності. За весь період дії програми було перевірено 47 фондів 8 164 справи.

    Архівний відділ працює над удосконаленням та переробленням описів фондів, у першу чергу тих, якість яких не відповідає чинним вимогам. Це переважно описи за минулі роки. Одночасно проводиться експертиза цінності документів, редагування заголовків, об’єднання описів. У  2014  році  проведено експертизу цінності 618 справ управлінської документації,   удосконалено  та  перероблено   описи  4 фондів на 618 одиниць зберігання. Під час удосконалення проставлено архівні шифри та номери на справах фондів.  

    Одним з шляхів формування Національного архівного фонду є упорядкування закінчених у діловодстві документів.   

          У поточному  році спеціалістами відділу було упорядковано документи 9 організацій різних форм власності,  установ – джерел комплектування Національного архівного фонду. На впорядковані документи  складено описи на 447 документа: 319 справ управлінської документації, 8 справ постійного зберігання, 120 справ з особового складу (75 років зберігання).

         Подано для розгляду на засідання експертно-перевірній комісії Державного архіву Сумської області, де було  схвалено описи на  588 справ управлінської документації, 837 справ постійного зберігання,  удосконалені описи на 618 справ управлінської документації, погоджено описи на 172 справи з особового складу, 10 номенклатур справ, 20 актів про вилучення для знищення документів не внесених до Національного архівного фонду.

            Одним з головних завдань архівного відділу є відбір і приймання документів, що входять до складу Національного архівного фонду України. У відповідності з Положенням про Державний архівний фонд, документи, які утворюються в діяльності підприємств, установ, організацій різних форм власності і які мають політичне, наукове, соціально - культурне або історичне значення, входять до складу НАФ і, незалежно від відомчої належності, часу проведення, місця зберігання, техніки та способу закріплення інформації, підлягає передачі на державне зберігання.

           Архівний відділ обслуговує 31 юридичну особу зі списку №1, які передають документи до архівного відділу. До списку №1 – джерел комплектування Національного архівного фонду, які охоплюють 10 галузей нашого району, входять: органи державної влади і місцевого самоврядування, статистика, сільське, водне і лісове господарства, фінанси, освіта, культура, охорона здоров’я.

 Протягом 2014  року на державне зберігання до архівного відділу районної державної адміністрації надійшла частина документів 9 фондів, усього 664 справи управлінської документації постійного зберігання.  На справах проставлено архівні шифри та нумерації справ фонду.

 Після прийняття закартоновано 664  справи . Коробки заярликовано та розміщено пофондово.

          Значна роль у координації діяльності відомчих архівів, контролі за станом роботи з документами в організаціях різних форм власності належить експертній комісії архівного відділу.

     Експертна  комісія архівного відділу виконує свої функції відповідно до положення. У 2014 році було проведено 12 засідань ЕК, де було  погоджено  20 актів про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, схвалено 21 опис на 588 справ управлінської документації, 23 описи на 844 справи постійного зберігання, 1 опис на 13 справ тимчасового зберігання, погоджено 26 описів на 1 517  справ з особового складу, схвалено 4  удосконалених описи на  618 справ, погоджено 11 номенклатур справ, 3 положення про архів, 5 положень про експертну комісію, 3 інструкції з діловодства.

    Характерною рисою діяльності архівного відділу є використання інформації документів Національного архівного фонду України в господарських, соціально-культурних цілях, а також для забезпечення прав і законних інтересів мешканців району.

          Одним із завдань архіву є організація, в установленому Держкомархівами порядку, користування архівними документами, що належать державі, територіальним громадам.

          Над архівними документами різної тематики в приміщенні архіву  працювало 6 користувачів з різної тематики. У користування було видано 29 справ. За межі архіву в тимчасове користування було видано 12 справ 5 організаціям району.

            Зросла кількість звернень громадян до архівного відділу.              Організовано прийом громадян, які особисто звертаються до архіву. Для цього встановлено два дні прийому на тиждень, але фактично прийом ведеться щоденно. Особисто до архівного відділу звернулося  207 осіб. Отримано 260 запитів від фізичних та юридичних осіб.  

      З метою покращення роботи по видачі довідок та  більш ефективної роботи при виконанні запитів, планом передбачено провести каталогізацію (складання картотеки) управлінської документації (справ постійного терміну зберігання).

           Картотека - міжфондовий архівний довідник, у якому міститься інформація про зміст документів архіву. Відомості для картотек виявляються в документах сільських рад. Було переглянуто 96 справ, складено 159 карток .

          Організації, які не входять у зону комплектування НАФ, відповідно до законодавства, отримали методичну та практичну допомогу у підготовці описів, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, у складанні  номенклатури справ. Усього протягом поточного року було надано 49 консультацій.

          У 2014 році проводилися навчання працівників установ з підвищення  кваліфікації, до яких залучалися і фахівці архівного відділу. Так було проведено 2 навчання: керівників дошкільних навчальних закладів району та секретарів сільських рад, де було розглянуто питання про складання номенклатури справ та формування справ.

          У процесі діяльності підприємств, установ та організацій утворюється велика кількість документального матеріалу. Усі ці документи відображають розвиток усіх напрямків району, є цінним історичним джерелом і широко використовується для рішення практичних завдань розвитку району. Пріоритетним напрямком роботи архівного відділу Тростянецької районної державної адміністрації залишається встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до державного архіву, суворе дотримання законодавчих та нормативно - правових актів з питань архівної справи та діловодства.